So gehen Sie mit einem zahlungsunwilligen Kunden um

Das Projekt ist abgeschlossen, der Kunde ist zufrieden, aber das Geld bleibt aus. Als Unternehmer werden Sie garantiert einmal mit dieser Situation konfrontiert. Aber was ist die beste Vorgehensweise? Mit diesen 8 Schritten sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde dennoch bezahlt. Erste Hilfe bei unbezahlten Rechnungen!

Schritt 1: Senden Sie eine klare Rechnung

Eine pünktlich bezahlte Rechnung beginnt bei Ihnen selbst. Viele Rechnungen werden nicht beglichen, weil Fehler enthalten sind oder Informationen fehlen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den Anforderungen des Finanzamts entsprechen. Die nachstehende Checkliste enthält alle Informationen, die auf einer Rechnung angegeben werden sollten:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Handelsregisternummer
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum und Zahlungsfrist
Firmenname und -adresse
Firmenname und -adresse des Kunden
Datum und Beschreibung der erbrachten Leistung oder des Produkts
Umsatzsteuersatz
Vorauszahlung und Bankverbindung

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Zahlungsziel an einer gut sichtbaren Stelle angegeben ist. Auf diese Weise wissen Ihre Kunden genau, was von ihnen erwartet wird. Wird nicht bezahlt, haben Sie eine Grundlage für weitere Schritte. Die mangelnde Kommunikation liegt nicht an Ihnen.

Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre vereinbarte Zahlungsfrist

Wussten Sie, dass Sie die Zahlungsfrist für Verbraucher selbst festlegen dürfen? Bei Geschäftskunden gelten gesetzliche Zahlungsfristen, die je nach Fall unterschiedlich sein können. Bevor Sie eine Mahnung versenden, überprüfen Sie, ob Sie die richtige Frist angegeben haben. Falls Sie nichts angegeben haben, gilt standardmäßig eine Frist von 30 Tagen.

Schritt 3: Versenden Sie eine Zahlungserinnerung (Mahnung)

Einige Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist können Sie eine Zahlungserinnerung per E-Mail oder Post versenden. Dies ist der erste formale Schritt. Bleiben Sie freundlich, es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Kunde einfach vergessen hat zu bezahlen. Für Verbraucher gilt, dass Sie immer zuerst eine kostenlose Mahnung versenden müssen. Darin gewähren Sie dem Kunden weitere 14 Tage Zeit zur Zahlung. Bei Geschäftskunden ist dies nicht erforderlich. Im B2B-Bereich können Sie den Inkassoprozess gemäß Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen durchführen. Abhängig von Ihrem Kunden und der Rechnung können Sie mehrere Zahlungserinnerungen senden.

Was sollte in Ihrer Mahnung stehen?

Verweis auf die Rechnung und eventuelle vorherige Zahlungserinnerungen
Setzen Sie eine Zahlungsfrist von 14 Tagen
Teilen Sie mit, dass Sie Inkassokosten und rechtliche Schritte einleiten, wenn nicht bezahlt wird

Schritt 4: Rufen Sie Ihren Kunden an

Bleibt es weiterhin still? Je nach Art des Kunden kann es sinnvoll sein, anzurufen. Der Vorteil eines persönlichen Gesprächs besteht darin, dass Sie sofort eine Reaktion erhalten und eine neue Zahlungsvereinbarung treffen können. Machen Sie diese Vereinbarung und versuchen Sie herauszufinden, warum noch nicht bezahlt wurde. Bestätigen Sie die getroffene Vereinbarung auch schriftlich per E-Mail, damit alles schwarz auf weiß festgehalten ist.

Schritt 5: Berechnen Sie Inkassokosten und gesetzliche Zinsen

Bei einem zahlungsunwilligen Kunden dürfen Sie Inkassokosten und gesetzliche Zinsen berechnen. Was bedeutet das genau? Inkassokosten sind die Kosten, die Ihnen entstehen, um Ihr Geld zu erhalten, wenn dies nicht auf natürliche Weise geschieht. Die Höhe dieser Kosten hängt von der Gesamtsumme ab. Je höher der Betrag, desto höher sind die Kosten. Gesetzliche Zinsen dürfen Sie, wie der Name schon sagt, gemäß dem Gesetz verlangen, solange Sie vorher angegeben haben, dass Sie dies tun werden.

Schritt 6: Beauftragen Sie ein Inkassobüro

Wenn die Frist aus Ihrer Mahnung abgelaufen ist, befindet sich Ihr Kunde offiziell im Verzug. Ein Inkassobüro ist jetzt Ihre letzte Rettung. Es ist nicht angenehm, aber manchmal leider notwendig. Ein „No Cure, No Pay“ Inkassobüro ist oft eine kluge Wahl. Dieses Unternehmen berechnet nur Kosten, wenn Ihr Zahlungsproblem tatsächlich gelöst wird. Überprüfen Sie jedoch sorgfältig, ob wirklich keine anderen Bedingungen oder Kosten anfallen. Diese können ziemlich hoch sein.

Schritt 7: Vor Gericht gehen

Weigert sich Ihr Kunde zu zahlen? Dann können Sie als letzte Option vor Gericht gehen. Dies bringt Ihnen jedoch nur etwas, wenn Sie auch eine gute gewerbliche Rechtsschutzversicherung haben. Andernfalls kann der Gang vor Gericht Sie oft mehr kosten als die unbezahlte Rechnung.

Schritt 8: Beantragen Sie die Rückerstattung der Umsatzsteuer

Im äußersten Fall bleibt Ihnen nur noch die Möglichkeit, die Umsatzsteuer zurückzufordern. Häufig haben Sie diese bereits bezahlt, bevor Ihr Kunde Sie bezahlt hat. Indem Sie dies in Ihrer nächsten Umsatzsteuermeldung verrechnen, erhalten Sie das Geld zurück.